Comment améliorer sa gestion du temps en deux étapes simples pour les professionnels indépendants
Comment utiliser l’auto-audit pour optimiser son temps
Bonjour chers amis traducteurs,
Dans un précédent article, nous avions vu comment anticiper les périodes de forte activité en deux étapes simples.
Cette fois-ci, rentrée oblige, je vous indique comment améliorer votre gestion du temps en deux étapes simples.
1. Faites un audit de votre temps
Faites un tableau comme celui-ci :
Bilan d’action journalier
| Activités | Observations | |
| 8h30-8h45 | ||
| 8h45-9h | ||
| 9h-9h15 | ||
| 9h15-9h30 | ||
| 9h30-9h45 | ||
| 9h45-10h | ||
| 10h-10h15 | ||
| 10h15-10h30 | ||
| 10h30-10h45 | ||
| 10h45-11h | ||
| 11h-11h15 | ||
| 11h15-11h30 | ||
| 11h30-11h45 | ||
| 11h45-12h |
Remplissez-le pendant deux semaines, puis faites un bilan pour savoir quelles tâches vous prennent trop de temps et pour repérer quelles sont les sources d’interruption et de distraction.
2. Une fois que vous aurez fait votre audit, vous pourrez reprendre ce tableau pour planifier votre journée et votre semaine en suivant quelques principes
Surestimez toujours la durée des tâches
On sous-estime souvent la durée réelle des tâches car on ne pense pas à toutes les petites étapes nécessaires pour les réaliser.
Divisez les tâches en petites étapes
Réfléchissez à la tâche à accomplir et demandez-vous ce que vous devrez faire concrètement.
Exemple : trouver un nouveau logo pour votre site
Vous pensez peut-être que cela peut être bouclé en une heure ou deux mais vous repoussez sans cesse cette tâche.
Elle peut être faite en plusieurs étapes courtes :
- Sélectionner trois graphistes (30 minutes)
- Leur envoyer une demande de devis (15 minutes)
- Choisir un devis et envoyer vos instructions (20 minutes)
- Prendre connaissance du logo proposé et demander des modifications (10 minutes)
- Recevoir le logo définitif et payer la facture du graphiste (10 minutes)
- Mettre le nouveau logo sur votre site, vos factures et vos cartes de visite (30 minutes)
Tout cela aura pris moins de deux heures et peut être réalisé en une semaine si vous faites une à deux étapes courtes par jour.
Si possible, déléguez les tâches chronophages
Combien de temps vous pourriez gagner en faisant appel à un comptable ? Bien sûr, vous le paierez, mais si vous gagnez plus d’heures qu’il n’en met pour faire ce travail, vous êtes gagnant.
Prévoyez des quarts d’heure de pause
Prévoyez-les aux moments où vous avez repéré, dans vos tableaux d’audit, que vous avez tendance à être distrait.
Vous pensez vraiment que vous allez pouvoir traduire ce texte pendant sept heures de suite, le même jour ?
Prévoyez du temps pour arroser vos plantes
Ou lire 3 pages de roman ou faire 5 minutes de gainage. Ça peut paraître idiot mais c’est l’exemple typique de ce que l’on repousse sans cesse, jusqu’à ce que les plantes meurent.
En arrosant les plantes, vous aurez un joli bureau et la satisfaction d’avoir fait vivre qqch.
Il en va de même pour les actions marketing
15 minutes par jour valent mieux que d’attendre (indéfiniment !) d’avoir 2 heures de libre. Vous pouvez vous imposer de le faire en premier avant de commencer votre projet de traduction ou en fin de matinée, avant de manger.
Ne planifiez que 60 % de votre temps
Ou prévoyez des créneaux libres pour les imprévus. Prévoir les imprévus vous permettra d’y faire face en étant moins stressé et, s’il n’y a pas d’imprévus, d’avoir plus de temps pour autre chose.
Ne reportez pas une tâche plus de deux fois
Si vous reportez une tâche plus de deux fois, considérez-la comme urgente et faites-la en priorité le lendemain matin.
Et vous, est-ce que vous avez des conseils pour gérer efficacement votre temps ?
Comment faites-vous et qu’est-ce qui marche pour vous ?
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