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Comment améliorer sa gestion du temps en deux étapes simples pour les professionnels indépendants

By admin | September 9, 2019 | | 0 Comments

Comment utiliser l’auto-audit pour optimiser son temps

Bonjour chers amis traducteurs,

Dans un précédent article, nous avions vu comment anticiper les périodes de forte activité en deux étapes simples.

Cette fois-ci, rentrée oblige, je vous indique comment améliorer votre gestion du temps en deux étapes simples.

1. Faites un audit de votre temps

Faites un tableau comme celui-ci :

Bilan d’action journalier

Activités Observations
8h30-8h45    
8h45-9h    
9h-9h15    
9h15-9h30    
9h30-9h45    
9h45-10h    
10h-10h15    
10h15-10h30    
10h30-10h45    
10h45-11h    
11h-11h15    
11h15-11h30    
11h30-11h45    
11h45-12h    

Remplissez-le pendant deux semaines, puis faites un bilan pour savoir quelles tâches vous prennent trop de temps et pour repérer quelles sont les sources d’interruption et de distraction.

2. Une fois que vous aurez fait votre audit, vous pourrez reprendre ce tableau pour planifier votre journée et votre semaine en suivant quelques principes

Surestimez toujours la durée des tâches

On sous-estime souvent la durée réelle des tâches car on ne pense pas à toutes les petites étapes nécessaires pour les réaliser.

Divisez les tâches en petites étapes

Réfléchissez à la tâche à accomplir et demandez-vous ce que vous devrez faire concrètement.

Exemple : trouver un nouveau logo pour votre site

Vous pensez peut-être que cela peut être bouclé en une heure ou deux mais vous repoussez sans cesse cette tâche.

Elle peut être faite en plusieurs étapes courtes :

  1. Sélectionner trois graphistes (30 minutes)
  2. Leur envoyer une demande de devis (15 minutes)
  3. Choisir un devis et envoyer vos instructions (20 minutes)
  4. Prendre connaissance du logo proposé et demander des modifications (10 minutes)
  5. Recevoir le logo définitif et payer la facture du graphiste (10 minutes)
  6. Mettre le nouveau logo sur votre site, vos factures et vos cartes de visite (30 minutes)

Tout cela aura pris moins de deux heures et peut être réalisé en une semaine si vous faites une à deux étapes courtes par jour.

Si possible, déléguez les tâches chronophages

Combien de temps vous pourriez gagner en faisant appel à un comptable ? Bien sûr, vous le paierez, mais si vous gagnez plus d’heures qu’il n’en met pour faire ce travail, vous êtes gagnant.

Prévoyez des quarts d’heure de pause

Prévoyez-les aux moments où vous avez repéré, dans vos tableaux d’audit, que vous avez tendance à être distrait.

Vous pensez vraiment que vous allez pouvoir traduire ce texte pendant sept heures de suite, le même jour ?

Prévoyez du temps pour arroser vos plantes

Ou lire 3 pages de roman ou faire 5 minutes de gainage. Ça peut paraître idiot mais c’est l’exemple typique de ce que l’on repousse sans cesse, jusqu’à ce que les plantes meurent.

En arrosant les plantes, vous aurez un joli bureau et la satisfaction d’avoir fait vivre qqch.

Il en va de même pour les actions marketing

15 minutes par jour valent mieux que d’attendre (indéfiniment !) d’avoir 2 heures de libre. Vous pouvez vous imposer de le faire en premier avant de commencer votre projet de traduction ou en fin de matinée, avant de manger.

Ne planifiez que 60 % de votre temps

Ou prévoyez des créneaux libres pour les imprévus. Prévoir les imprévus vous permettra d’y faire face en étant moins stressé et, s’il n’y a pas d’imprévus, d’avoir plus de temps pour autre chose.

Ne reportez pas une tâche plus de deux fois

Si vous reportez une tâche plus de deux fois, considérez-la comme urgente et faites-la en priorité le lendemain matin.

Et vous, est-ce que vous avez des conseils pour gérer efficacement votre temps ?

Comment faites-vous et qu’est-ce qui marche pour vous ?

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Des imprévus dans votre projet de traduction ?

By admin | July 30, 2019 | | 0 Comments

Pas de panique !

Cette semaine, j’ai traduit un document traitant des résultats financiers d’une entreprise pharmaceutique pour le premier semestre 2019.

Alors que j’arrivais à la fin de la traduction, le client m’a envoyé un message pour me dire que le document avait été remanié et qu’il allait falloir le re-traduire.

—> J’ai expliqué que j’avais déjà traduit la première version et que je devrai donc facturer les mots déjà traduits. Nous avons convenu d’un nouveau délai de livraison.

Dans ce cas, tout s’est bien passé. Le client a accepté de payer les mots déjà traduits en plus de la traduction de la nouvelle version. En peu de temps, j’ai donc réussi à traduire la nouvelle version, qui comportait une partie du contenu déjà traduit et j’ai pu livrer rapidement.

À force de rencontrer ce genre de situation, j’ai appris comment procéder au mieux, en évitant l’énervement, la frustration et la perte de temps normalement liés à ce genre de situations inattendues.

1.Prévoyez toujours une marge pour chaque projet

Si c’est un projet court, 30 minutes devraient suffire, mais si c’est un projet plus long, il peut être sage de prévoir une ou deux heures de marge pour avoir le temps de gérer les imprévus (ajouts au projet, problèmes informatiques, problèmes à la livraison).

Et si tout se passe bien, génial ! Vous aurez plus de temps pour travailler sur votre marketing, reprendre contact avec d’anciens clients ou envoyer vos factures !

2.Expliquez toujours les choses de manière à apprendre quelque chose au client

Et pas en lui hurlant dessus ou en lui écrivant des mails incendiaires. Restez pédagogue et le plus neutre possible : « Comme le projet a été retardé de votre côté et que j’ai reçu une autre offre de travail d’un client qui compte sur moi, j’ai accepté un petit projet qui va me prendre le reste de la journée. Je ne peux donc pas recommencer immédiatement à travailler sur votre projet. Toutefois, je reprendrai le travail dès demain matin pour livrer le projet jeudi à midi sans faute. »

Si le client prend du retard, vous n’avez pas à l’attendre sans rien faire en perdant l’argent des projets sur lesquels vous auriez pu travailler pendant ce temps-là.

—> Expliquez clairement et calmement votre manière de travailler montrera votre professionnalisme à vos clients et leur indiquera les limites à ne pas dépasser avec vous. Cela vous permettra d’avoir des relations de travail plus harmonieuses avec vos clients.

3.Arrêtez de travailler dès que la situation n’est pas claire

Expliquez au client que tant que vous ne recevrez pas la nouvelle version du fichier ou que tant que vous n’aurez pas obtenu d’accord sur le tarif et le délai, vous ne pouvez pas commencer ou continuer à travailler.

—> Les abus sont autant de la faute de la personne qui les pratique que de celle qui les subit. Si les limites sont claires, les clients auront tendance à les respecter.

4.Coopérez et faites des propositions pour devancer les problèmes

En d’autres termes, soyez proactifs !

Si vous savez qu’un type particulier de projets engendre souvent des imprévus, devancez les problèmes en proposant par exemple au client de valider la traduction d’une liste d’abréviations ou de termes importantes du texte.

Si vous savez qu’un client a du mal à vous payer dans les temps, au lieu de le rayer de votre liste, proposez-lui de lui envoyer un rappel une semaine avant la date du paiement.

Une fois de plus, cela montrera votre professionnalisme et votre engagement. Plus vous facilitez la vie de vos clients, plus ils penseront à vous pour le prochain projet…

5.Faites des modèles d’e-mails et ne répondez pas tout de suite aux e-mails qui vous énervent

On est tous, à un moment ou à un autre, exaspéré par le mail d’un client à qui on va devoir expliquer la même chose pour la centième fois !

—> Les clients ne sont pas des traducteurs. Donc c’est normal qu’il y ait des choses qu’ils ne savent pas. Pour les questions et les problèmes fréquents (les tarifs, les délais, etc…), enregistrez des mails types, que vous n’aurez plus qu’à copier et coller pour répondre.

Pour les mails qui vous énervent vraiment, attendez quelques instants que le plus gros de la colère passe pour envoyer une réponse plus posée. Le client a peut-être dépassé les bornes sans s’en rendre compte.

Si c’est le cas, surtout la première fois, essayez de rédiger une réponse la plus explicative et neutre possible.

—> Plus vous apprenez de choses au client, surtout en début de relation, et moins il vous embêtera avec des détails qui vous agacent. Une fois de plus, les clients nous traient de la manière dont on les laisse nous traiter…

Et vous, est-ce que vous vous êtes déjà retrouvés dans ce genre de situations avec des clients ?

Comment vous y êtes-vous pris et qu’avez-vous appris ?

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L’anglais médical n’est jamais à court d’abréviations

By admin | December 20, 2018 | | 0 Comments

Au cours de la traduction d’une présentation sur un anticoagulant oral direct, j’ai été confrontée à de nombreuses abréviations. L’anglais médical en regorge et elles représentent un véritable défi pour le traducteur.

       1. Connaître le domaine

Prenez l’abréviation anglaise « CVA » par exemple. Elle a trois significations différentes : « cardiovascular accident », « cerebrovascular accident » et « costovertebral angle ». Alors comment faire ?

  • Lire tout le texte source vous donnera une bonne idée du domaine et l’abréviation sera généralement expliquée dans sa forme entière en début de texte.
  • Trouver quel est le sujet du texte, puis chercher des textes similaires dans la langue cible pour trouver le terme cible et son abréviation.

L’article Problems of the English Abbreviations in Medical Translation[1] traite de ce sujet en précisant qu’il est crucial de repérer à quelle branche de la médecine l’abréviation appartient pour pouvoir la déchiffrer et éviter de la confondre avec une autre.  

            2. Translate or not translate?

  • Si vous hésitez entre plusieurs abréviations ou, entre conserver l’abréviation source en anglais et la traduire, faites une recherche de l’abréviation cible sur Google Scholar pour voir si elle est généralement non traduite (donc, conservée en anglais dans mon cas) ou s’il existe des traductions françaises de l’abréviation.

       3. Cas pratiques

Voici quelques exemples assortis de conseils pour réussir à relever ce défi.

Abréviations dont la traduction nécessite quelques recherches

NOAC novel oral anticoagulant = AOD anticoagulant oral direct

Les nouveaux anticoagulants oraux (NACO) sont apparus sur le marché français en 2008. Ils n’ont donc plus grand-chose de nouveau ! Une autre appellation faisant référence à une caractéristique pérenne, leur mode d’action, a donc vu le jour : anticoagulants oraux directs.

Les anticoagulants oraux directs (AOD) inhibent de façon spécifique et directe (en opposition aux AVK qui exercent une inhibition « indirecte » des facteurs vitamine-K dépendants) les facteurs de la coagulation activés qui sont soit la thrombine (facteur IIa) (seul représentant de la classe : dabigatran), soit le facteur de Stuart activé (facteur Xa (-xabans))[2].  

CABG coronary artery bypass grafting = PAC pontage aorto-coronarien

« Le pontage cardiaque, également dénommé PAC (pontage aorto-coronarien) est une intervention chirurgicale avec greffon au cours de laquelle une artère ou une veine est prélevée sur une jambe, fixée à l’aorte, et utilisée pour créer un nouveau passage vers le cœur, en contournant l’obstruction présente dans la section malade de l’artère. »[3]  

DAPT dual antiplatelet therapy = DTAP double traitement anti-plaquettaire

Dans ce cas, l’abréviation retrouvée dans la littérature médicale française reste non traduite : DAPT (dual antiplatelet therapy), même quand la forme complète est traduite par « double traitement anti-plaquettaire »[4]. Toutefois, la présentation que j’ai traduite contenait une liste des abréviations et de leur signification. On peut donc se permettre d’utiliser l’abréviation française DTAP, qui est proche de l’abréviation du texte source et qui sera expliquée dans la liste des abréviations.  

Abréviations fréquentes dont la traduction ne pose pas de difficultés

VTE venous thromboembolism = TEV thromboembolie veineuse

PE pulmonary embolism = EP embolie pulmonaire

LVEF left ventricular ejection fraction = FEVG fraction d’éjection ventriculaire gauche

VKA vitamin K antagonists = AVK antivitamine K

ACS acute coronary syndrome = SCA syndrome coronarien aigu

PCI percutaneous coronary intervention = ICP intervention coronaire percutanée  

 

Et vous, dans quels domaines de la traduction médicale et dans quels types de documents médicaux avez-vous rencontré beaucoup d’abréviations ? Comment avez-vous fait pour les déchiffrer et les traduire ? N’hésitez pas à proposer vos conseils et à poser des questions. Elles sont toujours les bienvenues !

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[1] Problems of the English abbreviations in medical translation; Olga D. Kuzmina, Anna D. Fominykh, Natalia A. Abrosimova. Procedia – Social and Behavioral Sciences 199 (2015) 548 – 554.

[2] https://pharmacomedicale.org/medicaments/par-specialites/item/anticoagulants-oraux-directs-aods. Consulté le 20/12/2018.

[3] https://www.chuv.ch/fr/chuv-home/patients-et-familles/specialites-medicales/atlas-medical-thematique/coeur-et-vaisseaux/pac-pontage-aorto-coronarien-pontage-cardiaque/. Consulté le 20/12/2018.

[4] https://sfcardio.fr/sites/default/files/pictures/Recos/double_antiagregation_sca_st.pdf

Vous êtes débordés ? Essayez le « tri sélectif »

By admin | November 13, 2018 | | 0 Comments

Bonjour chers amis traducteurs,

Vous avez repris le travail depuis quelques mois et vous courez déjà dans tous les sens pour réussir à tout boucler ? J’étais dans le même cas. Pour anticiper les périodes de forte activité en deux étapes simples, faites un tri sélectif de vos clients.

  • Dressez la liste de tous vos clients en les notant selon plusieurs critères, comme le type de projets qu’ils vous envoient, la fréquence à laquelle ils vous envoient des projets, la qualité de la relation de travail et le tarif.

 

  • Sélectionnez vos 3 clients préférés et envoyez-leur le message suivant :

« Je vous écris pour vous faire part de ma disponibilité. Pour avoir une meilleure organisation et une meilleure efficacité, j’ai décidé de privilégier les partenaires avec lesquels je préfère travailler. Nous sommes rentrés en contact en décembre dernier/il y a deux ans et avons décidé de travailler ensemble. J’aimerais privilégier vos offres car les conditions sur lesquelles nous nous sommes mis d’accord me permettent de travailler de manière idéale. Veuillez donc garder à l’esprit que quand vous m’enverrez des demandes de traduction et de révision, je les ferai passer en priorité. Bien sûr, il pourra arriver que je ne sois pas disponible si je travaille sur d’autres projets mais je ferai toujours de mon mieux pour vous proposer un délai rapide et vous livrer des travaux de qualité. Si vous recevez des demandes de la part de vos clients, n’hésitez pas à me contacter pour que je puisse vous indiquer si je peux vous aider. »

Résultat : je l’ai fait il y a quelques mois et ils ont tous répondu rapidement en me remerciant d’avoir envoyé ce message. Le lendemain, l’un d’entre eux m’a envoyé un projet de 2700 mots de l’allemand vers le français. Quel bonheur ! Si vous avez des clients préférés, dites-leur tout le bien que vous pensez d’eux. Qui sait ? Cela pourrait être le début d’une collaboration longue et fructueuse.

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